Как правильно оснастить конференц-зал или переговорную?

Чаще всего в неграмотно оснащенных конференц-залах сотрудники организации пользуются блокнотами или бумажными флипчартами, но после окончания собрания не все могут сохранить важную информацию, а многие просто забывают об этом.

Сейчас у каждого есть смартфон с камерой, поэтому бумажные записи сменились фотографиями флипчартов и записей спикера. Но кто пользуется этими данными в дальнейшем? Эти фотографии так и остаются в папке смартфона.

Как сделать собрания и важные мероприятия запоминающимися и эффективными?

В этом поможет грамотное комплексное оснащение конференц-залов и переговорных комнат.

Какие бывают типы залов?

• Небольшие переговорные комнаты для 3-5 человек.
• Переговорные комнаты для 5-10 человек.
• Конференц-залы от 30-50 человек.
• Большие конференц-залы от 50-200 человек.
• Актовые залы в организации различных размеров от 100-1000 человек.

Какие существуют системы отображения информации в конференц-зале?

1. Система отображения информации
2. Система звукоусиления
3. Дискуссионная система
4. Видеоконференцсвязь

Разберем каждую подсистему отдельно.

1. Система отображения информации

Коллективная. Чаще всего коллективное отображение информации используется в больших актовых и конференц-залах в виде проекционного или светодиодного экрана. Проекционный экран в комплексе с проектором является самым популярным решением для больших залов и переговорных. Самое главное – верно подобрать проектор. В подборе необходимо учесть, как площадь помещения, так и световую яркость. Если помещение светлое с большим потоком солнечного света, то решение с проектором может не подойти. Придется либо брать очень мощный по яркости и контактности проектор, либо делать дополнительное затемнение зала в виде плотных жалюзи на окнах.

В больших светлых помещениях подойдет решение со светодиодным экраном, но это решение не самое бюджетное. Поэтому важно грамотно оценить варианты отображения информации. Также вы можете обратиться в нашу компанию для оценки задач и помещения.

В небольших переговорных для коллективного отображения информации также подойдет и ЖК-панель, с помощью которой можно организовать видеоконференцсвязь или просто использовать для отображения информации с ноутбука или компьютера. Это решение довольно бюджетное, но не многофункциональное, поэтому в небольших переговорных лучше рассмотреть вариант интерактивного отображения.

Индивидуальная. Данный вид отображения информации необходим для тех компаний, кто ставит на первое место презентабельность и имидж компании. У каждого участника будет свой монитор, где изображение будет дублироваться с основного экрана.

То есть, помимо основного коллективного отображения, организовывается пространство для дублирования информации каждому участнику или ряду участников. Может быть реализовано с помощью встроенных или выдвижных мониторов. Зачастую устанавливается в помещениях с круглым столом (дублирование для каждого участника) или на местах президиума (дублирование для ряда участников) в конференц-залах.

Интерактивная. Оптимальное решение для небольших залов – это интерактивная панель, на которую можно как просто выводить информацию, так и интерактивно работать с контентом при проведении совещаний и семинаров. Во время презентаций вы сможете добавлять пометки, вести записи, как на обычном флипчарте, и делиться всеми записями с собеседниками.

Интерактивные панели в большинстве случаев имеют функцию удаленного просмотра. Таким образом, коллеги и собеседники смогут просматривать все сделанные вами записи и пометки на экране своего мобильного устройства (смартфон, планшет, ноутбук).

С одним интерактивным решением можно как решить вопрос с отображением информации, так и добавить индивидуальное отображение информации:

Многие производители интерактивных панелей в комплекте предоставляют дополнительное программное обеспечение, которое открывает новые возможности в работе сотрудников и привносит простоту и удобство в их повседневную жизнь. Создавайте презентации «на ходу», записывайте обучения, проводите эффектные выступления, обсуждайте проекты, сохраняя весь процесс принятия решения в PowerPoint, PDF или как видеофайл. Делитесь всеми материалами с коллегами нажатием двух кнопок.

Интерактивные решения для бизнеса – это не просто красивый большой планшет. Это инструмент для работы, экономящий время и повышающий отдачу от каждого члена команды!

Хотите провести мозговой штурм или совместное обучение? Легко, сквозь границы и расстояния!

2. Система звукоусиления

Система звукоусиления включает в себя необходимое количество громкоговорителей, усилители мощности и каналообразующее оборудование, предназначенное для адаптации системы к архитектурно-акустическим параметрам помещения.

Если для небольших переговорных будет достаточно встроенных динамиков в интерактивную панель, то для большего помещения уже потребуется звуковое оборудование для воспроизведения звукового контента, а также для организации видеоконференцсвязи.

Система звукоусиления разрабатывается под каждый индивидуальный проект в зависимости от реализуемых задач. Звук можно разбить на несколько зон, чтобы, к примеру, в большом зале можно было включать или выключать часть динамиков при разной наполненности зала. В комплекте с системой звукоусиления в больших залах также требуются и микрофонные радиосистемы для удобства спикеров и слушателей.

Если дизайн помещения или архитектурные особенности здания не позволяют установить потолочные громкоговорители, может использоваться акустическая подвесная система.

3. Дискуссионная система

Дискуссионная система предназначена для обеспечения диалога между участниками за столом заседаний, а также переговоров с удаленными абонентами во время сеансов телеконференций.

Дискуссионная система может быть как проводной, так и беспроводной. Пульты участников имеют кнопку запроса на выступление. Пульт председателя оснащен также кнопкой приоритета.

4. Видеоконференцсвязь

Современные системы видеоконференцсвязи позволяют не только получать изображение и голос удаленной стороны, но и легко обмениваться с собеседниками любой визуальной информацией: графиками, слайдами и видеороликами в реальном времени.

Преимущества использования формата HD в видеоконференцсвязи очевидны. Это более четкое изображение, точная передача цвета и прорисовка границ изображения и его мелких деталей. Формат HD незаменим при работе с небольшими предметами и востребован, в частности, в медицине (при проведении и трансляции операций и для передачи снимков, кардиограмм и рентгенограмм), в точном машиностроении при обсуждении схем и деталей оборудования, и в офисных переговорных для повышения эффекта присутствия собеседника и более качественного обсуждения документов.

При обустройстве пространства для видеоконференцсвязи может помочь готовое интерактивное решение – панель со встроенными веб-камерами. Так, с помощью специализированного ПО экран панели может быть разделен на две части или более: трансляция контента или видео с веб-камеры удаленных собеседников, а также контент и видео с веб-камер присутствующих в зале.

Помимо встроенных камер, могут потребоваться камеры со встроенными микрофонами или выносными микрофонами.

Решения Logitech для видеоконференцсвязи

Камера со встроенным динамиком и микрофоном для видеоконференцсвязи:

Настольное решение предназначено для использования в отдельных кабинетах, небольших офисах, а также в большинстве помещений на два рабочих места.

• Благодаря конструкции «все в одном» камера занимает мало места и удобна в использовании.
• Простое подключение по технологии Plug-and-play для устройств на платформе Windows и Mac.
• Видео и аудио в формате HD по доступной цене.

Есть комплексные решения с общей видеокамерой и выносными микрофонами.

Хотите грамотно оснастить переговорную или актовый зал?

Обратитесь к нам за помощью. Мы подберем для вас самое оптимальное решение под ваш бюджет!